Het organiseren van het bedrijfsuitje is vaak elk jaar weer een uitdaging. Met deze tips maken we het je in ieder geval een stukje makkelijker.
Bepaal eerst wie er allemaal mee gaan. Nodig je bijvoorbeeld de partners ook uit en mogen eventuele kinderen mee. Het is handig om dit eerst te doen, want dan kun je daar bij het plannen van de datum en het budget rekening mee houden.
Overleg of jullie bedrijfsuitje op een werkdag of in het weekend gaat plaatsvinden. Op een werkdag zullen de meeste collega’s uiteraard kunnen. Plan je een datum in het weekend dan wordt het vaak al lastiger, zeker als ook partners en kinderen meegaan. Wil je zeker weten dat iedereen kan, gebruik dan bijvoorbeeld datumprikker.nl. Is de groep te groot om iedereen inspraak te laten hebben op de datum, prik dan een datum op een wat langere termijn. De kans dat de meesten kunnen is een rustige periode natuurlijk groter dan in drukke tijden. Periodes rond de schoolvakanties en feestdagen zijn voor veel mensen vaak druk.
Waarschijnlijk is het budget al bekend. Reken dit om naar een bedrag per persoon. Hou er rekening mee dat je ook budget moet reserveren voor eten en drinken en eventueel vervoer. Gaan er ook kinderen mee, dan kun je voor hen vaak een lager bedrag reserveren. Kinderen krijgen vaak korting op activiteiten, maaltijden en entreekaarten.
Het maakt natuurlijk veel verschil of je een kleine of grote groep hebt, veel mensen van dezelfde leeftijd of een heel gevarieerd gezelschap. Om het iedereen naar de zin te maken kun je de groep ook opdelen in kleine groepen. Zo kan iedereen doen wat hij/zij leuk vindt. Iets sportiefs of juist cultureel, een workshop of een escape room. Natuurlijk zijn er ook genoeg mogelijkheden om jullie bedrijfsuitje gezamenlijk af te sluiten. Een walking dinner is bijvoorbeeld een leuke en informele manier om van het eten te genieten.
Bij het organiseren van bedrijfsuitjes is binnen de fiscale regels de WKR (Werkkostenregeling) van belang. Personeelsactiviteiten die bij jullie op het bedrijf worden georganiseerd, worden niet als bedrijfsuitje gezien. Ze tellen dus ook niet mee als beloning voor de werkkostenregeling. Heb je een kantine, bedrijfshal, bedrijfsterrein of flinke kantoorruimte, dan behoort dit tot de mogelijkheden. Wij hebben diverse activiteiten die we ook op locatie kunnen verzorgen, zowel binnen als buiten.
Tips om de WKR druk te verminderen:
1. Combineer je uitje met een vergadering inclusief lunch en/of diner. Catering en zaalhuur bedragen meestal 50% van de totale som, dit is al een eerste besparing.
2. WKR onbelast zijn uitjes die volledig op de werkplek plaatsvinden. Denk eens aan een Pubquiz die je op het kantoor kan organiseren inclusief borrel.
3. Uitjes die als teamtraining kunnen worden bezien vallen buiten de WKR. Verbetering van kennis en vaardigheden voor het werk zijn van belang alsmede dat training onder werktijd plaatsvindt. Denk aan zaken als teamrollen en coaching.
4. Laat je uitje met een ander component uit de WKR combineren, als voorbeeld het kerstpakket. In plaats van een kerstpakket kun je ook een uitje aanbieden aan het eind van het jaar.
5. Richt een personeelsvereniging op en laat zowel het bedrijf als medewerkers een gelijkelijk aandeel hierin storten. De bijdrage door de werkgever aan de personeelsvereniging behoort tot het loon en is belast. De kosten van uitjes betaald uit de verenigingskas vallen buiten de WKR.
Wil je hier meer over weten? Neem dan gerust contact met ons op.
Organiseer je bedrijfsuitje op je eigen werkplek en betaal geen WKR.
